Excel — de la zero la intermediar

Excel îți dă o foaie de calcul: o grilă de celule organizate în rânduri și coloane. Înainte să scrii ceva, trebuie să știi ce vezi pe ecran.

Concepte

• Registru (workbook) — fișierul .xlsx. Conține una sau mai multe foi.
• Foaie (sheet) — o grilă unică, cu file la baza ecranului (Sheet1, Sheet2...).
• Celulă — intersecția unui rând cu o coloană. Adresa: literă-coloană + număr-rând (ex. B3).
• Coloana e marcată cu litere (A, B, C...), rândul cu numere (1, 2, 3...).
• Ribbon — bara de sus cu tab-uri (Home, Insert, Formulas...). Bara de formule e sub ribbon și arată conținutul celulei selectate.

Exemplu

Celula selectată este A3 (verde). Adresa apare în Name Box, sus-stânga.

Reține

Te miști rapid prin foaie cu tastatura, nu cu mouse-ul. E diferența între 2 ore și 20 de minute la un raport.

Mișcare

• ↑ ↓ ← → — o celulă în direcția respectivă.
• Ctrl + săgeată — sari la marginea blocului de date.
• Ctrl + Home — înapoi la A1.
• Page Up / Page Down — un ecran sus / jos.

Selectare

• Shift + săgeată — extinzi selecția cu o celulă.
• Ctrl + Shift + săgeată — extinzi până la marginea blocului.
• Click pe litera coloanei sau numărul rândului — selectezi tot rândul / toată coloana.
• Ctrl + A — selectezi tot blocul de date din jur. Apasă încă o dată: toată foaia.

Reține

Excel detectează automat tipul a ceea ce scrii. Dacă scrii corect, calculele merg. Dacă scrii greșit, vei avea texte care arată ca numere dar nu se pot aduna.

Tipuri de date

• Text — aliniat la stânga. Orice nu este recunoscut ca număr / dată.
• Număr — aliniat la dreapta. Folosește separatorul setat în sistem (în RO: virgulă pentru zecimale).
• Dată — aliniată la dreapta. Format dd.mm.yyyy sau dd/mm/yyyy, în funcție de regiune.
• Boolean — TRUE / FALSE, scris fără ghilimele.

Exemplu

Apostroful ' la început forțează Excel să trateze valoarea ca text. Util pentru CNP-uri, coduri cu zerouri în față.

Reține

Formatarea schimbă cum arată celula, nu ce conține. Dacă vezi 1.250 lei, valoarea internă e tot 1250.

Unde găsești

• Home → Font: tip literă, dimensiune, bold, italic, culoare text, culoare fundal.
• Home → Alignment: stânga / centru / dreapta, sus / mijloc / jos, Wrap Text, Merge & Center.
• Home → Cells → Format: înălțime rând, lățime coloană, ascundere, redenumire foaie.

Scurtături utile

• Ctrl + B — bold
• Ctrl + I — italic
• Ctrl + 1 — fereastra completă Format Cells (cel mai puternic dialog din Excel)

Reține

Același număr poate apărea ca 0,15, 15% sau 15,00 lei. Tu alegi cum se afișează.

Categorii uzuale

• Number — număr cu zecimale. Setezi câte zecimale.
• Currency / Accounting — cu simbol monedă (lei, €, $). Accounting aliniază simbolul la stânga.
• Percentage — înmulțește vizual cu 100 și adaugă %. Atenție: 0,15 formatat ca % devine 15%.
• Date — dd.mm.yyyy, dd-mmm-yy, etc.
• Custom — propriul format. Ex. #.##0,00 "lei".

Exemplu

Datele sunt numere în spate. 26.04.2025 este de fapt 45770 (zile de la 1 ianuarie 1900).

Reține

Adăugare, ștergere, redimensionare — operații zilnice. Sunt și capcane: o ștergere greșită poate strica formule.

Operații

• Inserare: click-dreapta pe numărul rândului / litera coloanei → Insert. Excel împinge restul în jos / la dreapta.
• Ștergere: click-dreapta → Delete. Atenție — diferit de Delete de pe tastatură (care doar șterge conținutul, nu rândul).
• Lățime auto: dublu-click pe marginea dreaptă a literei coloanei.
• Ascundere: click-dreapta → Hide. Reapariție: selectezi rândurile/coloanele de o parte și de alta → Unhide.
• Înghețare antet: View → Freeze Panes → Freeze Top Row. Antetul rămâne vizibil când dai scroll.

Reține

Copy / Paste obișnuit duce tot: valoare, formulă, format. De multe ori vrei doar o parte. Acolo intervine Paste Special.

Variante uzuale

• Values — doar valoarea. Util după ce calculezi cu formule și vrei să „îngheți" rezultatele.
• Formulas — doar formulele, fără formatare.
• Formats — doar formatul, fără date.
• Transpose — schimbi rândurile cu coloanele.
• Multiply / Divide — înmulțești / împarți toate celulele cu o valoare copiată.

Exemplu — Transpose

După Copy + Paste Special → Transpose:

Reține

Orice formulă începe cu =. Fără el, Excel vede text. Cu el, calculează.

Operatori

• + adunare, - scădere, * înmulțire, / împărțire
• ^ ridicare la putere (=2^10 → 1024)
• % procent (=20% → 0,2)
• Paranteze rotunde ( ) pentru a controla ordinea

Exemplu

Bara de formule arată exact ce ai scris în celulă. Celula afișează rezultatul: 142,80.

Ordinea operațiilor

• Paranteze → puteri → înmulțire/împărțire → adunare/scădere.
• =2+3*4 → 14, nu 20. Dacă vrei 20: =(2+3)*4.

Reține

Asta e lecția cea mai importantă din introducere. O referință greșit „blocată" îți strică zeci de formule la copiere.

Trei tipuri

• Relativă — A1. Se mută când copiezi formula.
• Absolută — $A$1. Stă pe loc, indiferent unde copiezi.
• Mixtă — $A1 blochezi coloana, sau A$1 blochezi rândul.

Apasă F4 peste o referință în formulă pentru a parcurge ciclic: A1 → $A$1 → A$1 → $A1.

Exemplu — tabela înmulțirii

$A2 blochezi coloana A (mereu citește din A), iar rândul se mută. B$1 blochezi rândul 1, iar coloana se mută. Scrii o singură formulă în B2 și o tragi în tot blocul.

Reține

Funcțiile sunt formule pre-construite. Le apelezi cu numele și argumente între paranteze.

Cele cinci esențiale

• SUM(interval) — suma numerelor.
• AVERAGE(interval) — media aritmetică.
• MIN(interval) — minimul.
• MAX(interval) — maximul.
• COUNT(interval) — câte celule conțin numere. COUNTA numără orice e ne-gol.

Exemplu

Notație interval

• B2:B5 — toate celulele de la B2 până la B5.
• A1:C10 — un dreptunghi de la A1 la C10.
• B:B — toată coloana B.
• Argumente separate cu ; (în RO) sau , (în EN). =SUM(A1;A3;A5).

Reține

IF alege între două variante pe baza unei condiții. E primul pas spre logică în Excel.

Sintaxă

=IF(condiție; valoare_dacă_adevărat; valoare_dacă_fals)

Exemplu — promovat / picat

IF imbricat

=IF(B2>=9; "Foarte bine";
   IF(B2>=7; "Bine";
   IF(B2>=5; "Suficient";
              "Insuficient")))

Pentru mai mult de 2-3 niveluri folosește IFS (Excel 2016+):

=IFS(B2>=9;"Foarte bine"; B2>=7;"Bine"; B2>=5;"Suficient"; TRUE;"Insuficient")

Reține

Combini condiții. AND cere toate adevărate, OR cere măcar una, NOT inversează.

Sintaxă

=AND(cond1; cond2; ...)
=OR(cond1; cond2; ...)
=NOT(cond)

Exemplu

Bursa cere ambele note ≥ 8. Mihai nu primește, deși mate-ul e mare.

Reține

Curățarea datelor mizerabile dintr-un export înseamnă 80% funcții text.

Esențiale

• LEN(text) — câte caractere.
• LEFT(text; n), RIGHT(text; n) — primele / ultimele n caractere.
• MID(text; start; n) — n caractere începând de la poziția start.
• TRIM(text) — șterge spațiile de la început, de la sfârșit și pe cele duble dintre cuvinte.
• UPPER, LOWER, PROPER — MAJUSCULE, minuscule, Capitalizat.
• CONCAT(a; b; ...) sau a & b — lipești texte.
• FIND(căutat; text) — poziția unde apare un sub-șir (case-sensitive).
• SUBSTITUTE(text; vechi; nou) — înlocuire.

Exemplu — extragi prenume dintr-un nume complet

Citește: „ia din A2, începând cu poziția de după primul spațiu, atâtea caractere câte are A2 (în plus nu există, deci se oprește la sfârșit)".

Reține

Datele sunt numere. Asta îți dă putere: poți aduna, scădea, compara.

Esențiale

• TODAY() — data de azi (se schimbă singură).
• NOW() — data + ora curentă.
• YEAR(d), MONTH(d), DAY(d) — extragi părți.
• DATE(an; lună; zi) — construiești o dată.
• EOMONTH(d; 0) — ultima zi din luna lui d. EOMONTH(d; 1) — ultima zi din luna următoare.
• DATEDIF(start; end; "Y"/"M"/"D") — diferența în ani / luni / zile (funcție „ascunsă", nu apare în autocomplete dar funcționează).
• WEEKDAY(d; 2) — ziua săptămânii (1 = luni cu argument 2).

Exemplu — vârsta în ani împliniți

Reține

Rezumi date după o singură condiție. „Cât am vândut la categoria X?" — exact pentru asta.

Sintaxă

=SUMIF(interval_criteriu; criteriu; interval_de_sumat)
=COUNTIF(interval; criteriu)
=AVERAGEIF(interval_criteriu; criteriu; interval_de_mediat)

Exemplu

=SUMIF(A2:A5; "Fructe"; C2:C5)         → 215 (120+95)
=COUNTIF(A2:A5; "Legume")              → 2
=AVERAGEIF(C2:C5; ">=100"; C2:C5)      → 160 ((120+200)/2)

Criterii ca text

• Egalitate exactă: "Mere"
• Cu operator: ">100", "<=50", "<>0"
• Cu wildcard: "M*" (începe cu M), "?are" (orice caracter + are)

Reține

SUMIFS, COUNTIFS, AVERAGEIFS: aceleași calcule, dar cu oricâte condiții simultan.

Sintaxă

=SUMIFS(interval_de_sumat;
        interval1; criteriu1;
        interval2; criteriu2; ...)

Atenție la ordine: la SUMIF, intervalul de sumat e ultimul. La SUMIFS, e primul.

Exemplu

=SUMIFS(C2:C5; A2:A5;"Fructe"; B2:B5;"Ian")   → 180 (120+60)
=COUNTIFS(A2:A5;"Fructe"; C2:C5;">100")         → 2

Reține

Cauți o valoare în prima coloană a unui tabel și aduci o valoare de pe același rând, dintr-o altă coloană. Cea mai folosită funcție „intermediară" din Excel.

Sintaxă

=VLOOKUP(ce_caut; tabela; a_câta_coloană; FALSE)

Al patrulea argument: FALSE = potrivire exactă. Aproape mereu folosește FALSE.

Exemplu — preț din catalog

=VLOOKUP("P02"; A2:C4; 3; FALSE)     → 7
=VLOOKUP("P02"; A2:C4; 2; FALSE)     → "Pere"

Limite

• Caută doar în prima coloană a tabelei. Dacă vrei să cauți pe coloana B și să întorci A — nu poți.
• Dacă inserezi o coloană în mijlocul tabelei, „a treia coloană" devine altceva. Formula nu se ajustează.
• Dacă valoarea nu e găsită: #N/A. Învelește în IFERROR: =IFERROR(VLOOKUP(...); "Lipsă").

Reține

Două funcții combinate, care depășesc limitele lui VLOOKUP.

Sintaxă

=INDEX(coloana_de_unde_iau; numărul_rândului)
=MATCH(ce_caut; coloana_în_care_caut; 0)
=INDEX(coloana_de_unde_iau; MATCH(ce_caut; coloana_de_căutare; 0))

MATCH îți spune al câtelea, INDEX îți aduce valoarea de la acea poziție.

Exemplu — caut „Pere" și aduc codul

=INDEX(A2:A4; MATCH("Pere"; B2:B4; 0))    → "P02"

Cu VLOOKUP nu puteam — coloana de căutat (B) era după coloana de adus (A).

Reține

Disponibil în Excel 365 / 2021. Înlocuiește atât VLOOKUP cât și INDEX/MATCH.

Sintaxă

=XLOOKUP(ce_caut;
         unde_caut;
         de_unde_iau;
         [ce_dau_dacă_lipsește])

Exemplu

=XLOOKUP("P02"; A2:A4; C2:C4)                → 7
=XLOOKUP("P99"; A2:A4; C2:C4; "Lipsă")       → "Lipsă"
=XLOOKUP("Pere"; B2:B4; A2:A4)               → "P02"

Avantaje

• Caută în orice direcție (stânga sau dreapta).
• Are argument pentru „dacă nu găsește" — fără IFERROR.
• Implicit: potrivire exactă.

Reține

Două operații care se aplică pe orice listă. Fără ele lucrezi la întuneric.

Sortare

• Data → Sort A → Z sau Z → A — sortare după coloana selectată.
• Sort (dialog complet) — sortezi după mai multe coloane: întâi după Țară, apoi după Oraș, apoi după Vânzări descrescător.
• Sortare după culoare celulă, culoare text, sau iconiță (din Conditional Formatting).

Filtrare

• Data → Filter (sau Ctrl+Shift+L) — apar săgeți pe antet.
• Click pe săgeată → bifezi valorile pe care le vrei.
• Filtre pe text: Contains, Starts with, Ends with.
• Filtre pe numere: Greater than, Top 10, Above average.
• Filtre pe date: This Month, Last Quarter, Between.

Reține

Transformi un bloc obișnuit într-un „Tabel" — un obiect cu nume și capabilități: filtre, formule care se extind singure, referințe vorbite.

Cum convertești

• Selectezi o celulă din date → Ctrl+T (sau Insert → Table).
• Bifezi My table has headers.
• Tabelul primește un nume: Table1. Schimbi din Table Design → Table Name: Vanzari.

Referințe structurate

=SUM(Vanzari[Pret])                          suma coloanei Pret
=SUMIF(Vanzari[Categorie]; "Fructe"; Vanzari[Pret])
=Vanzari[@Pret] * Vanzari[@Cantitate]        @ = rândul curent

Când adaugi un rând nou la final, formulele și filtrele se extind automat. Asta e magia tabelelor.

Reține

Limitezi ce poate scrie utilizatorul într-o celulă. Util pentru formulare și pentru a preveni greșeli de tastare.

Cum

• Selectezi celulele → Data → Data Validation.
• Tab Settings: alegi tipul (List, Whole number, Decimal, Date, Text length, Custom).
• Tab Input Message: text afișat când utilizatorul intră pe celulă.
• Tab Error Alert: ce se întâmplă la valoare greșită — Stop, Warning sau Information.

Exemplu — listă drop-down

• Setezi un mic catalog într-o coloană: Mere, Pere, Cireșe în F1:F3.
• Selectezi celula țintă → Data Validation → Allow: List → Source: =$F$1:$F$3.
• Apare săgeată în celulă, utilizatorul alege din listă.

Reține

Celule care își schimbă culoarea în funcție de valoare. Vezi anomaliile dintr-o privire.

Tipuri

• Highlight Cells Rules — Greater Than, Less Than, Between, Equal To, Text that contains, Duplicate Values.
• Top/Bottom Rules — Top 10, Above Average.
• Data Bars — bare colorate proporționale cu valoarea (mini-grafic în celulă).
• Color Scales — gradient roșu → galben → verde.
• Icon Sets — săgeți, semafoare, stele.
• New Rule → Use a formula — regulă personalizată: =$B2>100 colorează tot rândul când B-ul e > 100.

Exemplu — duplicate

• Selectezi coloana cu coduri.
• Conditional Formatting → Highlight Cells Rules → Duplicate Values → roșu.
• Toate codurile care se repetă apar evidențiate.

Reține

Cea mai puternică unealtă din Excel pentru rezumate. Tragi câmpuri în zone și obții instant tabele de sinteză.

Cum creezi

• Selectezi o celulă din tabelul-sursă.
• Insert → PivotTable → OK.
• Apare panoul PivotTable Fields cu cele 4 zone: Filters, Columns, Rows, Values.
• Tragi câmpuri din lista de sus în zone.

Exemplu — vânzări pe categorie și lună

Sursa:

Tragi:

• Rows: Categorie
• Columns: Lună
• Values: Sum of Vânzări

Rezultat:

Operații utile

• Schimbi calculul: click-dreapta pe valoare → Summarize Values By → Sum / Count / Average / Max / Min.
• Procente: Show Values As → % of Grand Total.
• Refresh după schimbarea sursei: Alt+F5.
• Slicer: filtre vizuale (butoane). Insert → Slicer.

Reține